Cómo calcular si una subvención compensa para una PYME

Una subvención es dinero condicionado, no dinero gratis. Antes de empezar a tramitar, conviene hacer el cálculo de si en tu caso concreto compensa el esfuerzo.

Esta es la matemática que usamos en Kaja para asesorar a clientes sobre ir o no ir a una convocatoria.

La fórmula básica

Valor esperado = (Importe × Prob_concesión × Prob_cobro) − Coste_tramitación − Coste_oportunidad

Vamos por cada variable.

Importe (€)

El importe realmente cobrable, no el importe máximo de la convocatoria. Suele ser inferior al máximo porque:

• La administración ajusta a la baja según el presupuesto presentado.
• Algunas partidas de tu presupuesto no son elegibles.
• Hay límites por concepto (ej: máximo 30% para personal interno).

Como aproximación realista: 70-90% del máximo declarado por la convocatoria, siendo conservadores.

Probabilidad de concesión

Esto depende muchísimo del tipo de convocatoria:

| Tipo | Tasa típica de concesión | |---|---| | Concurrencia simple (todo el que cumple) | 80-95% | | Concurrencia competitiva, sector saturado | 20-40% | | Concurrencia competitiva, sector específico | 40-70% | | Convocatoria nominativa (Kit Digital tipo) | 70-90% |

Si no encuentras este dato en la convocatoria, busca la resolución del año anterior: el número de solicitudes y de concesiones es público.

Probabilidad de cobro

Aunque te concedan la ayuda, cobrarla requiere justificar correctamente la ejecución. Para empresas que han pasado el filtro de concesión, la tasa de cobro real es:

• 85-95% si la empresa cumple los plazos y aporta documentación correcta.
• Menos del 50% si hay problemas de ejecución (proyecto no se hace, se hace fuera de plazo, no se documenta).

Coste de tramitación

Este es el dato más difícil de estimar. Para una solicitud media:

• Tiempo interno: 10-30 horas (recopilar documentación, escribir memoria, hacer presupuesto, presentar). A 40 €/hora coste interno típico → 400-1.200 €.
• Honorarios externos (si delegas la tramitación): suelen ir entre 300-800 € cuota inicial + 8-20 % de success fee sobre lo cobrado.
• Coste de oportunidad del tiempo dedicado al proyecto en lugar de ventas: variable, pero no nulo.

Obligaciones posteriores (a menudo olvidadas)

Conviene contar también:

• Plan de comunicación obligatorio (carteles, logos en web): 200-500 €.
• Justificación final (memoria económica + técnica): 5-15 horas adicionales.
• Conservación de documentación 4 años + posibles auditorías.

Tres ejemplos reales

Ejemplo 1: Kit Digital para una microempresa de 3 personas

• Importe: 6.000 €
• Prob_concesión: 90% (concurrencia simple)
• Prob_cobro: 95%
• Coste tramitación: 400 € (gestionado por el agente)
• Valor esperado: 6.000 × 0.9 × 0.95 − 400 = 4.730 €

✅ Va claramente.

Ejemplo 2: Subvención autonómica competitiva de 25.000 €

• Importe: 25.000 €
• Prob_concesión: 35% (concurrencia competitiva con muchos solicitantes)
• Prob_cobro: 90%
• Coste tramitación: 1.500 € (memoria detallada)
• Valor esperado: 25.000 × 0.35 × 0.9 − 1.500 = 6.375 €

✅ Va, aunque con más riesgo. Solo si tienes flujo de caja para cubrir la ejecución antes del cobro.

Ejemplo 3: Pequeña ayuda local de 3.000 €

• Importe: 3.000 €
• Prob_concesión: 60%
• Prob_cobro: 85%
• Coste tramitación: 1.200 € (la convocatoria es engorrosa)
• Valor esperado: 3.000 × 0.6 × 0.85 − 1.200 = 330 €

⚠️ Marginal. Si tu hora vale 40 € y la tramitación consume 30 horas, la ayuda neta es de menos de 11 €/hora. Mejor invertir el tiempo en otra cosa.

El factor que no se cuenta y debería contarse

Hay un beneficio indirecto que casi nadie incluye en la cuenta: la organización interna que provoca tramitar una subvención.

Para presentar una solicitud media necesitas:

• Tener al día tus impuestos
• Tener un plan de inversión escrito
• Tener una memoria de la empresa actualizada
• Tener facturas y contratos archivados con orden

Estas tareas tienen valor propio aunque la ayuda se deniegue. Muchos clientes nos dicen que la primera tramitación les obligó a poner orden en cosas que llevaban años pendientes.

Cuándo NO tramitar una subvención

Indicaciones claras de que no merece la pena:

1. No tienes liquidez para ejecutar el proyecto antes de cobrar la ayuda. La mayoría se cobran a 4-12 meses.
2. El proyecto no lo harías sin la ayuda. Si solo lo haces por la subvención, suele acabar mal: te metes en algo que no encaja en tu modelo, lo ejecutas con prisa para cumplir plazos, y el resultado es subóptimo.
3. Hay otras prioridades que vencen el corto plazo (cerrar una venta importante, contratar a alguien clave, lanzar un producto). El tiempo dedicado a la tramitación lo restas a esas prioridades.
4. La ayuda tiene restricciones que te van a obligar a cambiar tu modelo (ej: subvención que exige facturación externa específica, comprometer empleo durante X años, etc.).

Cómo lo planteamos en Kaja

Cuando un cliente nos pregunta "¿voy a por esta?" hacemos el ejercicio con él/ella en una llamada de 15 minutos. Si el valor esperado es positivo claro, vamos. Si es marginal, lo hablamos abiertamente y a menudo recomendamos no ir.

Nuestro success fee solo se devenga cuando la ayuda se cobra, así que tenemos el mismo incentivo que tú: ir solo a las que tienen sentido.

Habla con un consultor o explora tu lista personalizada de matches para ver qué convocatorias merece la pena que valores en tu caso.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo dedicar como máximo a la tramitación?

Como regla práctica: no más del 5% del importe esperado de la ayuda. Una ayuda de 10.000 € no debería consumir más de 500 € en coste interno o externo de tramitación (12-15 horas).

¿Y si la rechazan después de tramitarla?

La cuota inicial de gestión no se reembolsa (cubrió el trabajo realizado). El success fee solo se cobra si la ayuda es concedida y abonada. En Kaja trabajamos así por convicción: alineamos riesgos con el cliente.

¿Las subvenciones tributan en el IRPF/IS?

Sí. Son ingresos extraordinarios que tributan en el ejercicio en que se conceden (criterio devengo) o en que se cobran (criterio caja para autónomos), según tu régimen. Esto reduce el beneficio neto entre un 15% y un 25% según tu tipo impositivo. Inclúyelo en el cálculo final.